Những điều cần biết khi chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Mỗi loại hình doanh nghiệp đều được pháp luật yêu cầu hồ sơ thành lập doanh nghiệp khác nhau, vì vậy trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp bạn cần nắm bắt rõ đặc điểm, quy định của pháp luật về loại hình doanh nghiệp mình dự kiến hoạt động để hoàn thành tốt nhất thủ tục này. Cùng Phan Law Vietnam tìm hiểu các quy định pháp lý về hồ sơ thành lập công ty ngay trong nội dung bài viết dưới đây.

Các loại hình doanh nghiệp hiện hành

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành, có 04 loại doanh nghiệp phổ biến trên thị trường Việt Nam bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần. 

Mỗi loại hình doanh nghiệp đều mang các đặc điểm khác nhau để chủ đầu tư có thể lựa chọn loại hình phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh của mình. Theo đó, pháp luật cũng có những yêu cầu riêng đối với hồ sơ thành lập doanh nghiệp đối với từng loại hình kể trên.

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp đặc biệt thuộc sở hữu riêng của chủ sở hữu doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp tư nhân chỉ có thể là cá nhân và phải chịu trách nhiệm về hoạt động của doanh nghiệp bằng toàn bộ tài sản của mình. Theo quy định tại Điều 19 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân chỉ yêu cầu:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.

Hồ sơ thành lập công ty hợp danh

Công ty hợp danh yêu cầu tối thiểu có hai cá nhân làm thành viên hợp danh đồng thời là chủ doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh chung. Thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Công ty hợp danh có thể nhận góp vốn từ các thành viên góp vốn khác, và những thành viên này chỉ phải chịu trách nhiệm với hoạt động doanh nghiệp dựa trên phạm vi số vốn góp của mình. Thành phần hồ sơ thành lập doanh nghiệp hợp danh được quy định tại Điều 22 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

“1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách thành viên.

4. Bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên công ty là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

b) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.”

Hồ sơ thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Chủ sở hữu của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức, và chỉ phải chịu trách nhiệm cho các hoạt động của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn điều lệ mình đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thành phần hồ sơ thành lập công ty TNHH một thành viên được hướng dẫn tại Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Bản sao: Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư 

Hồ sơ thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần

Công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần là hai loại hình doanh nghiệp với đặc điểm nổi trội là sự cơ động trong quá trình huy động vốn.

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên có thể có tối đa 50 thành viên là tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn
• Công ty cổ phần yêu cầu tối thiểu 03 cổ đông sáng lập và không giới hạn số lượng cổ động tối đa.

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp với hai loại hình này cũng tương đối giống nhau. Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau cho hoạt động thành lập doanh nghiệp:

“1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.

4. Bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;

b) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

Đối với thành viên, cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.”