Hướng dẫn thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp và NLĐ

Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được thực hiện qua một vài bước cơ bản. Vậy các bước đăng ký BHXH cho doanh nghiệp là gì? Phan Law Vietnam sẽ giải đáp cho bạn nhanh chóng qua bài viết dưới đây. 

1. Đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội

Tham gia bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động. Có 3 nhóm đối tượng bắt buộc sau phải đóng BHXH bao gồm:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc làm một công việc nhất định có thời hạn từ 3 tháng đến dưới 12 tháng;
• Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng;
• Các nhà quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.

Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội  năm 2014, trong 30 ngày kể từ thời điểm người lao động và doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động cần chuyển hồ sơ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.

2. Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp và NLĐ

2.1. Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu đối với NLĐ

Theo quy định tại quyết định 595/QĐ-BHXH, khi đăng ký tham gia BHXH, NLĐ cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau: 

• Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH (Theo mẫu TK1 – TS). 
• Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi. 
• NLĐ làm việc ở nước ngoài thì cần có hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn. Đồng thời, NLĐ cần nộp kèm văn bản gia hạn hợp đồng hoặc hợp đồng được ký mới tại quốc gia tiếp nhận lao động.

Xem thêm: Công ty mới thành lập có phải đóng bảo hiểm không? Khi nào cần đóng bảo hiểm

2.2. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp cần chuẩn bị chi tiết những giấy tờ sau: 

• Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội/điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3 – TS;
• Danh sách chi tiết NLĐ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (theo mẫu D02 – TS);
• Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS);

Trong quá trình kê khai đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, cần lưu ý những vấn đề sau: 

• Mẫu TK3-TS áp dụng với những doanh nghiệp cần đăng ký cấp mã đơn vị trong lần đầu tiên tham gia BHXH. 
• Mẫu D02 – TS được dùng để kê khai danh sách lao động tham gia BHXH. Đây là các lao động đủ điều kiện theo quy định bắt buộc. Mẫu D02 – TS cực kỳ quan trọng và bắt buộc phải có trong thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
• Mẫu TK1-TS áp dụng với những lao động chưa có mã số BHXH. 
• Mẫu D01- TS được sử dụng để tổng hợp các loại hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp, được dùng làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm truy thu với những trường hợp khai báo tăng muộn. 

Ngoài các tờ khai, bảng kê nêu trên, doanh nghiệp cần đính kèm: 

• Hợp đồng lao động ký với NLĐ;
• Sổ hộ khẩu, chứng minh thư/căn cước công dân của NLĐ. 

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, giấy tờ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, cần tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử để có thể đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp. 

3. Các bước đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp 

Để đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp cần thực hiện qua 5 bước sau: 

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu để có căn cứ điền thông tin vào các biểu mẫu. 
• Bước 2: Trong trường hợp đơn vị chưa có mã BHXH, đơn vị sẽ nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan bảo hiểm. Sau khi nộp 1 – 7 ngày làm việc, đơn vị sẽ nhận được mã đơn vị. 
• Bước 3: Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp thực hiện các thành phần biểu mẫu, hồ sơ theo quy định để báo tăng lao động tham gia BHXH lần đầu. 
• Bước 4: Nộp đủ các hồ sơ cần thiết cho cơ quan BHXH. 
• Bước 5: Sau không quá 05 ngày làm việc kể từ thời điểm nộp đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã tiến hành cấp số BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị. 

Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Việc xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ sẽ phụ thuộc vào giấy phép đăng ký kinh doanh.