Công ty mới thành lập kế toán cần làm những gì?

Khi doanh nghiệp muốn bước vào thời kỳ ổn định, tạo thế vững chắc để phát triển trong thị trường thì sẽ có rất nhiều công việc mà kế toán phải thực hiện. Thông thường đó là những thủ tục pháp lý quan trọng nhằm hoàn thiện về sổ sách, chứng từ,… Vậy công ty mới thành lập kế toán cần làm những gì? Cụ thể bao gồm những nhiệm vụ nào?

Công ty mới thành lập có cần kế toán không?

Thông thường, khi vừa thành lập công ty, doanh nghiệp sẽ có rất nhiều các loại giấy tờ, sổ sách, chứng từ, thuế, hồ sơ và vấn đề thu chi trong quá trình hoạt động. Do đó, kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong công ty để thực hiện các công việc này. Đồng thời, theo quy định của pháp luật, nếu doanh nghiệp không có kế toán trưởng, không bổ nhiệm kế toán trưởng đúng hạn, không có bộ máy kế toán,… thì bị xử phạt hành chính từ 10 triệu đến 20 triệu đồng.

Vì vậy, doanh nghiệp mới buộc phải cần đến kế toán trừ trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ sẽ không cần kế toán trưởng mà chỉ cần thuê người phụ trách làm công việc sổ sách cho công ty. Cụ thể vấn đề này được quy định tại Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ – CP.

Công ty mới thành lập kế toán cần làm những gì?

Để chính thức bước vào thị trường một cách hợp pháp, bên cạnh thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp đó cần phải hoàn thiện một số các công việc pháp lý khác, cụ thể như sau:

Nộp tờ khai, lệ phí môn bài

Nộp tờ khai, lệ phí môn bài là công việc của kế toán sẽ phải thực hiện sau khi công ty vừa mới được thành lập. Theo đó, thời gian khai lệ phí môn bài là:

• Kê khai lệ phí môn bài một lần khi công ty mới bắt đầu hoạt động kinh doanh. Thời gian chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đó.
• Nếu công ty mới thành lập cơ sở kinh doanh nhưng chưa đi vào hoạt động sản xuất thì lệ phí môn bài phải kê khai trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Đối với mức thu lệ phí môn bài mà kế toán phải tiến hành nộp tờ khai cho Cơ quan có thẩm quyền sẽ là:

• Theo khoản 8 Điều 3 Nghị định 22/2020/NĐ – CP quy định đối với tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới) sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12).
• Tuy nhiên, từ năm hai trở đi, doanh nghiệp phải tiến hành nộp lệ phí môn bài, mức thu theo quy định pháp luật.

Mua chữ ký số để khai thuế qua mạng điện tử

Sau khi đã hoàn thiện việc kê khai và nộp thuế môn bài, công việc của kế toán tiếp theo là phải mua chữ ký số để khai thuế qua mạng điện tử. Theo quy định tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ – CP thì chữ ký số đóng vai trò bảo mật khá cao, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Cụ thể như sau:

• Việc biến đổi của chữ ký số thông qua một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng sẽ tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
• Điều này tạo ra sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi đã nêu.

Do đó, doanh nghiệp cần mua chữ ký số để khai thuế qua mạng điện tử. Ngoài ra có thể thực hiện các giao dịch chứng khoán điện tử,… mà không phải in các tờ kê khai, đóng con dấu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng ký kết được các hợp đồng quan trọng thông qua mạng Internet thay vì phải cử người đến trực tiếp giao kết hợp đồng.

Hiện nay, đa phần các cơ quan thuế đều yêu cầu doanh nghiệp thanh toán qua chữ ký số điện tử. Do đó, đây là nhiệm vụ chung của công ty mới thành lập cũng như công việc của kế toán.

Đặt in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ – CP như sau “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Do đó, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp buộc phải lập thông báo đến Cơ quan thuế bởi nếu không thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật. Cụ thể căn cứ tại Điều 16, 27, 28 Nghị định 125/2020/NĐ – CP. Do vậy, đây cũng là công việc của kế toán phải thực hiện và không thể bỏ qua.

Sắp xếp hồ sơ kế toán và báo cáo thuế

Bên cạnh những công việc của kế toán trên, người làm sổ sách sẽ phải sắp xếp lại hồ sơ và báo cáo thuế, cụ thể bao gồm:

• Các chứng từ nộp tiền vào công ty.
• Các loại chứng từ, hợp đồng, hóa đơn mua vào và bán ra khi công ty mới thành lập và ngay sau khi thành lập.
• Một số loại hồ sơ cùng các báo cáo tài chính, thuế khác.