Thành lập văn phòng đại diện công ty và vấn đề cần lưu ý? 

Thành lập văn phòng đại diện công ty là mô hình kinh doanh phổ biến giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động. Vậy quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty cần lưu ý gì? Tham khảo ngay thông tin mà Đăng ký Kinh doanh nhanh chia sẻ dưới đây! 

1. Văn phòng đại diện công ty là gì? 

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc, được doanh nghiệp thành lập để hoạt động theo sự ủy quyền và đại diện cho quyền lợi của doanh nghiệp. Về bản chất, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh, tạo ra doanh thu hay lợi nhuận trực tiếp.

Mục đích chính của văn phòng đại diện là hỗ trợ và xúc tiến các hoạt động của công ty mẹ. Các chức năng chính bao gồm:

• Làm cầu nối liên lạc giữa công ty mẹ với khách hàng, đối tác và các cơ quan nhà nước tại địa phương.
• Tìm hiểu và khảo sát thị trường, nghiên cứu nhu cầu khách hàng để cung cấp thông tin cho công ty mẹ.
• Xúc tiến thương mại, hỗ trợ việc ký kết hợp đồng, thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh.

Nói một cách đơn giản, văn phòng đại diện đóng vai trò như một “trạm tiền đồn” giúp công ty mẹ thăm dò và mở rộng sự hiện diện tại một khu vực mới, tạo nền tảng cho các hoạt động kinh doanh trong tương lai.

2. Chức năng và quyền hạn khi thành lập văn phòng đại diện công ty 

Văn phòng đại diện đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng và củng cố vị thế trên thị trường. Dưới đây là những chức năng và quyền hạn chính của văn phòng đại diện:

Trung gian liên lạc và mở rộng thị trường:

• Kết nối và giao dịch với đối tác, hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng hoạt động.
• Nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin để xây dựng chiến lược kinh doanh.
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tăng cường sự hiện diện tại địa phương.

Giám sát và bảo vệ lợi ích doanh nghiệp:

• Theo dõi và phát hiện các hành vi cạnh tranh không lành mạnh.
• Đại diện doanh nghiệp để khiếu nại hoặc xử lý vi phạm khi cần.

Hỗ trợ hoạt động quản lý và vận hành:

• Thực hiện các nghĩa vụ hành chính, báo cáo tài chính định kỳ.
• Phối hợp với trụ sở chính để khai thác khách hàng và điều động nhân sự.

Soạn thảo và thực hiện văn bản pháp lý: Soạn thảo các văn bản phục vụ hoạt động của văn phòng. Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Chăm lo đời sống nhân viên: Đảm bảo điều kiện làm việc thuận lợi và chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho nhân viên.

Xem thêm: Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

3. Những điều cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty 

Khi thành lập văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam, các doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến những quy định pháp lý dưới đây để đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả.

3.1. Về tên và trụ sở văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên đầy đủ của thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Tên này phải được gắn tại trụ sở chính và khi in trên tài liệu giao dịch, tên thương nhân nước ngoài phải có khổ chữ lớn hơn. 

Về trụ sở, văn phòng đại diện được quyền ký hợp đồng thuê, nhưng không được phép cho thuê lại hoặc cho mượn. Mỗi nhà đầu tư nước ngoài chỉ được thành lập một văn phòng đại diện trong phạm vi một tỉnh, thành phố.

3.2. Về thời gian và hoạt động

Thời gian hoạt động tối đa của một văn phòng đại diện là 5 năm và có thể được gia hạn. Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời. Các hoạt động của văn phòng chỉ giới hạn trong việc khảo sát, nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ. 

Văn phòng chỉ có thể ký hợp đồng trực tiếp trong các trường hợp cần thiết cho hoạt động của mình như thuê trụ sở, mua sắm vật dụng, tuyển dụng nhân sự hoặc khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền bằng văn bản hợp pháp.

3.3. Về hoạt động xúc tiến thương mại

Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện các chương trình khuyến mại, hội chợ, triển lãm. Thay vào đó, văn phòng phải ký hợp đồng với các thương nhân kinh doanh dịch vụ quảng cáo hoặc dịch vụ hội chợ, triển lãm để thực hiện các hoạt động này. Việc trưng bày, giới thiệu hàng hóa chỉ được phép thực hiện tại trụ sở của văn phòng.

3.4. Về tuân thủ pháp luật và báo cáo

Văn phòng đại diện phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật của Việt Nam, bao gồm Luật chống rửa tiền, các luật về thuế và thương mại. Văn phòng phải chuẩn bị và nộp các báo cáo tài chính cho cơ quan cấp phép. Cơ quan thuế cũng sẽ định kỳ kiểm tra các giao dịch để đảm bảo tính hợp pháp của chúng.

3.5. Về bảo hiểm xã hội và thuế

Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội khi tuyển dụng nhân sự. Phí bảo hiểm xã hội bắt buộc có thể lên tới 34,5% mức lương cơ bản. Đối với lao động nước ngoài, nếu làm việc tại Việt Nam trên 3 tháng phải có giấy phép lao động. 

Về thuế, văn phòng đại diện có trách nhiệm đăng ký mã số thuế và kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng cho nhân viên. Mức thuế thu nhập cá nhân cho người không cư trú là 20%, trong khi người cư trú chịu mức thuế lũy tiến từ 5% đến 35%.