Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Pháp luật đầu tư và các văn bản pháp luật liên quan ghi nhận việc cho phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Bài viết hôm nay cùng chúng tôi tìm hiểu vấn đề này.

1. Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Theo quy định của Luật Thương mại thì: ” Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép”; 

Lợi ích của việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

• Có đầu mối kinh doanh tại Việt Nam, được tiến hành quản lý và xúc tiến các hợp đồng mua bán với các đối tác tại Việt Nam;
• Được phép tuyển dụng nhân viên tại Việt Nam. Những người lao động nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể sẽ được cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú 02 (hai) năm tương đương visa nhiều lần cho bản thân và các thành viên trong gia đình;
• Giấy phép văn phòng đại diện sẽ có sự thay đổi sau một khoản thời gian, vì vậy các công ty nước ngoài có thể tùy chọn chức năng hoạt động nhất định cho văn phòng đại diện;
• Dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh các rủi ro từ các thủ tục hành chính ở Việt Nam;
• Khi không còn nhu cầu, công ty nước ngoài có thể giải thể văn phòng đại diện nhanh chóng.

2. Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

2.1. Chuẩn bị hồ sơ

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương;
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  • Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
  • Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
  • Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

-Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.

-Những giấy tờ nước ngoài cần có hợp pháp hóa lãnh sự và công chứng bản dịch ra tiếng việt.

2.2. Nộp hồ sơ

• Nộp hồ sơ tại Sở Công thương hoăc Ban quản lý khu công nghiệp, nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện;
• Tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy biên nhận;
• Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung chỉ thực hiện 1 lần.
• Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép cấp hoặc không cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Trong trường hợp không cấp phép phải nêu rõ lý do.