Những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập

Khi thành lập doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện thủ tục hồ sơ khai thuế ban đầu và hoàn thiện sổ sách, chứng từ…với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Dưới đây là danh sách những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập.

Nộp tờ khai, lệ phí môn bài

Kế toán sẽ tiến hành khai, nộp lệ phí môn bài theo hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư 302/2016/TT-BTC như sau:

1. Khai, nộp lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

a) Khai lệ phí môn bài

• Khai lệ phí môn bài một lần khi tổ chức mới ra hoạt động kinh doanh, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh;
• Trường hợp người nộp lệ phí có đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh thì người nộp lệ phí thực hiện nộp Hồ sơ khai lệ phí môn bài của các đơn vị phụ thuộc đó cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của người nộp lệ phí;
• Trường hợp người nộp lệ phí có đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh nơi người nộp lệ phí có trụ sở chính thì đơn vị phụ thuộc thực hiện nộp Hồ sơ khai lệ phí môn bài của đơn vị phụ thuộc cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị phụ thuộc.
• Trường hợp người nộp lệ phí mới thành lập cơ sở kinh doanh nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải khai lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và đăng ký thuế hoặc ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh; ngày ban hành văn bản phê duyệt chủ trương đầu tư.

b) Nộp lệ phí môn bài
Thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 1 hàng năm. Trường hợp tổ chức mới ra hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc mới thành lập cơ sở sản xuất kinh doanh thì thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài.

2. Khai, nộp lệ phí môn bài đối với cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ a) Khai lệ phí môn bài

• Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán không phải khai lệ phí môn bài. Cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu về tổng doanh thu của cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình để xác định mức thu lệ phí môn bài đối với từng địa điểm sản xuất, kinh doanh.
• Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình cho thuê bất động sản khai lệ phí môn bài một lần theo từng hợp đồng cho thuê bất động sản. Trường hợp hợp đồng cho thuê bất động sản kéo dài trong nhiều năm thì nộp lệ phí môn bài theo từng năm tương ứng với số năm cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình khai nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình khai, nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân một lần đối với hợp đồng cho thuê bất động sản kéo dài trong nhiều năm thì nộp mức lệ phí môn bài của một năm.
• Trường hợp cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình sản xuất, kinh doanh không trực tiếp khai, nộp thuế với cơ quan thuế mà có tổ chức khai và nộp thay thuế thì tổ chức có trách nhiệm nộp thuế thay có trách nhiệm nộp thay lệ phí môn bài của cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất kinh doanh khi cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình này chưa nộp.

b) Nộp lệ phí môn bài

• Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình thực hiện nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 hàng năm.
• Trường hợp người nộp lệ phí môn bài là cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình mới ra sản xuất, kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán thì thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng có phát sinh nghĩa vụ khai thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.

Mua chữ ký số để khai thuế qua mạng điện tử

Sau khi đã thực hiện việc kê khai và nộp thuế môn bài, kế toán cần mua chữ ký số để khai thuế qua mạng điện tử.

Căn cứ khoản 6 điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì: “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Một số công dụng của chữ ký số:

– Chữ ký số được sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, các giao dịch chứng khoán điện tử,… mà công ty không phải in các tờ kê khai, đóng con dấu.

– Doanh nghiệp thay vì phải cử người đại diện có thẩm quyền đi ký kết các hợp đồng, giao dịch của công ty ở khắp mọi nơi tốn rất nhiều thời gian và công sức thì thông qua chữ ký số, chúng ta có thể ký kết các hợp đồng với nhau qua Internet mà không phải đi lại.

– Chữ ký số là một công cụ bảo mật an toàn.

Hiện nay, hầu hết các cơ quan thuế đều yêu cầu doanh nghiệp thanh toán thuế qua chữ ký số điện tử, kế toán mua chữ ký số cho công ty mới thành lập là hoàn toàn cần thiết.

In hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nếu không thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật, cụ thể:

– Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.

– Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 hoặc Điều 16, Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Kê khai thuế thu nhập cá nhân

• Kế toán thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý thì khai thuế thu nhập cá nhân cũng theo quý.
• Trong quý phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên thì phải khai thuế thu nhập cá nhân. Trong quý không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của bất kỳ nhân viên nào thì không phải khai thuế thu nhập cá nhân.