[Quy định] Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần

Để thành lập chi nhánh công ty cổ phần, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật. Hồ sơ này bao gồm các giấy tờ quan trọng nào? Hãy cùng Đăng ký Kinh doanh nhanh tìm hiểu về hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần qua bài viết dưới đây nhé!

1. Quy định về việc thành lập chi nhánh công ty cổ phần

Chi nhánh công ty cổ phần là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, có nhiệm vụ thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại một địa điểm khác. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập mà chịu sự quản lý trực tiếp của công ty mẹ.

Điều kiện thành lập chi nhánh công ty cổ phần bao gồm: 

• Ngành nghề kinh doanh: Phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh đã đăng ký của công ty mẹ.
• Địa điểm: Có thể đặt tại bất kỳ địa điểm nào trên lãnh thổ Việt Nam.
• Hồ sơ: Đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật, bao gồm quyết định thành lập chi nhánh, điều lệ chi nhánh, giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của người đại diện chi nhánh,…

Xem thêm: Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với công ty cổ phần

2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần được quy định theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Để thành lập một chi nhánh công ty cổ phần, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu tại Phụ lục II-7 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT): Đây là một văn bản chính thức, do người đại diện theo pháp luật của công ty ký. Văn bản này nêu rõ thông tin về việc thành lập chi nhánh, bao gồm tên chi nhánh, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh,…
• Biên bản họp Hội đồng quản trị: Đây là biên bản ghi lại quá trình thảo luận và quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh. Biên bản cần có chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp.
• Nghị quyết/Quyết định thành lập chi nhánh: Đây là văn bản chính thức thể hiện quyết định thành lập chi nhánh của Hội đồng quản trị.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh: Văn bản này xác nhận người được giao nhiệm vụ điều hành chi nhánh.
• Giấy tờ chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh: Giấy tờ này dùng để xác minh danh tính của người đại diện chi nhánh.
• Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty, cần có giấy ủy quyền kèm theo.
• Các giấy tờ khác: Tùy theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh, có thể cần bổ sung thêm một số giấy tờ khác như hợp đồng thuê văn phòng, giấy phép hoạt động (đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện),…

Lưu ý: Việc đóng dấu trong các giấy tờ nêu trên là không bắt buộc. Tuy nhiên, việc đóng dấu sẽ giúp tăng tính xác thực cho các văn bản.

2. Trình tự thành lập chi nhánh công ty cổ phần 

Hình thức nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần sẽ có những trường hợp như: 

2.1. Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện

Khi lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc gửi qua bưu điện, doanh nghiệp sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp trực tiếp mang hồ sơ đến nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh hoặc gửi qua đường bưu điện. Bộ hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ các giấy tờ theo quy định.

Bước 2: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu thông tin.

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản về những thiếu sót cần bổ sung hoặc sửa đổi. Doanh nghiệp cần thực hiện theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ.

Lệ phí: Theo quy định hiện hành, lệ phí đăng ký thành lập chi nhánh là 50.000 đồng/lần.

Lưu ý: Để đảm bảo quá trình thành lập diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu. Việc tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có.

2.2. Nộp hồ sơ bằng cách đăng ký qua mạng sử dụng chữ ký số

Khi lựa chọn hình thức đăng ký thành lập chi nhánh qua mạng, doanh nghiệp sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kê khai thông tin và nộp hồ sơ: Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn/) và tiến hành kê khai đầy đủ thông tin theo yêu cầu của hệ thống. Sau đó, doanh nghiệp sẽ tải lên các văn bản điện tử đã chuẩn bị, ký xác thực và tiến hành thanh toán các loại phí (nếu có).

Bước 2: Nhận giấy biên nhận: Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, hệ thống sẽ tự động cấp Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Bước 3: Xét duyệt hồ sơ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu thông tin trong hồ sơ.

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh và thông báo kết quả đến doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo qua mạng yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc sửa đổi những thông tin chưa chính xác.

Lệ phí: Theo quy định hiện hành, việc đăng ký thành lập chi nhánh qua mạng được miễn phí.

2.3. Nộp hồ sơ bằng cách đăng ký qua mạng sử dụng tài khoản đăng ký 

Đây là hình thức đăng ký phổ biến và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Kê khai thông tin và nộp hồ sơ: Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn/) và sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai đầy đủ thông tin, đính kèm các giấy tờ theo yêu cầu và ký xác thực hồ sơ trực tuyến. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành thanh toán các loại phí (nếu có) theo quy định.

Bước 2: Nhận giấy biên nhận: Ngay sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, hệ thống sẽ tự động cấp Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp qua mạng.

Bước 3: Xét duyệt hồ sơ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu thông tin trong hồ sơ. 

• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh và nhận được thông báo qua mạng. 
• Ngược lại, nếu hồ sơ còn thiếu sót, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi.

Lệ phí: Theo quy định hiện hành, việc đăng ký thành lập chi nhánh qua mạng được miễn phí.