Quy định đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng

Hiện nay thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng đã được số hóa trên phạm vi toàn quốc thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Phương thức nộp hồ sơ trực tuyến này không chỉ giảm thiểu tối đa các rủi ro phát sinh từ thủ tục giấy tờ truyền thống mà còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại một cách tối ưu nhất. 

1. Quy định đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng

Theo quy định của khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung 2025 (Luật Doanh nghiệp), địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể (như cửa hàng, showroom, kho chứa hàng, văn phòng giao dịch…). Khác với chi nhánh, địa điểm kinh doanh là đơn vị hạch toán phụ thuộc hoàn toàn vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân riêng và không có con dấu riêng.

1.1. Điều kiện đăng ký địa điểm kinh doanh

Trước khi nộp hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng, doanh nghiệp cần rà soát các điều kiện bắt buộc sau để tránh bị hệ thống trả về:

• Thông báo lập địa điểm kinh doanh: Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh; Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi hồ sơ thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm kinh doanh. Hồ sơ thông báo lập địa điểm kinh doanh bao gồm thông báo lập địa điểm kinh doanh (khoản 2 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ – CP).
• Địa chỉ hợp pháp: Địa điểm kinh doanh có địa chỉ tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong phạm vi địa phương quản lý trừ trường hợp địa điểm kinh doanh có địa chỉ đặt trong khu công nghệ cao (khoản 1 Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ – CP).
• Tên địa điểm kinh doanh: Phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên của địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Địa điểm kinh doanh” và phải được viết hoặc gắn tại trụ sở địa điểm kinh doanh (Điều 40 Luật Doanh nghiệp).

1.2. Hồ sơ cần đăng ký địa điểm kinh doanh

Để nộp qua mạng, toàn bộ hồ sơ bằng giấy phải được ký, đóng dấu đầy đủ, sau đó quét (scan) thành định dạng file PDF với độ phân giải cao, rõ nét. Một bộ hồ sơ hợp lệ bao gồm:

• Thông báo thành lập địa điểm kinh doanh.
• Bản sao CMND hoặc CCCD hợp lệ.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được phê duyệt.
• Giấy ủy quyền dành cho người nộp hồ sơ.
• Tờ khai thông tin cá nhân của người nộp hồ sơ.

1.3. Thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Đăng ký một Tài khoản đăng ký kinh doanh (nếu chưa có). Sau đó, thực hiện thủ tục “Yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh” để xác thực danh tính cá nhân bằng cách tải bản chụp CCCD lên hệ thống (thời gian duyệt tài khoản từ 1-2 ngày).

Bước 2: Kê khai thông tin trên hệ thống

• Đăng nhập vào hệ thống, chọn mục “Đăng ký doanh nghiệp” rồi chọn “Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh” (hoặc chữ ký số công cộng).
• Nhập mã số thuế của công ty mẹ để tìm kiếm doanh nghiệp. Chọn hình thức đăng ký là “Thành lập đơn vị phụ thuộc/Địa điểm kinh doanh”.
• Tiến hành nhập đầy đủ, chính xác các trường thông tin tương ứng với nội dung trên bản giấy (Địa chỉ, thông tin người đứng đầu, ngành nghề lựa chọn từ danh mục ngành nghề của công ty mẹ).

Bước 3: Tải file dữ liệu và Ký số xác thực

• Tại mục “Tài liệu đính kèm”, tiến hành tải lên các file hồ sơ dạng PDF đã scan nêu ở trên.
• Kiểm tra lại tính chính xác của dữ liệu bằng tính năng “Chuẩn hóa dữ liệu”.
• Tiến hành Ký số: Người có thẩm quyền ký (người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền) sử dụng Chữ ký số công cộng (Smart CA, Token USB) hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh đã được phê duyệt để ký xác thực hồ sơ.
• Ấn “Nộp hồ sơ vào phòng Đăng ký kinh doanh” và nhận Giấy biên nhận hồ sơ điện tử gửi về email.

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả kết quả trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ:

• Hồ sơ hợp lệ: Hệ thống sẽ cấp và gửi về Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh. Doanh nghiệp có thể chọn nhận bản giấy trực tiếp tại cơ quan hoặc nhận qua dịch vụ bưu chính.
• Hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản điện tử nêu rõ lý do cần sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp dựa vào thông báo để chỉnh sửa file và thực hiện lại Bước 3.

2. Dịch vụ đăng ký địa điểm kinh doanh

Mặc dù quy trình nộp qua mạng mang lại nhiều sự tiện lợi, nhưng trên thực tế thao tác, người thực hiện thường gặp phải rất nhiều lỗi hệ thống như: lỗi java khi ký số, tài liệu scan không đúng định dạng, áp sai mã ngành nghề kinh doanh so với công ty mẹ hoặc ghi sai thông tin địa giới hành chính theo cơ sở dữ liệu quốc gia khiến hồ sơ bị trả về nhiều lần, làm kéo dài thời gian khai trương của doanh nghiệp.

Nếu Quý doanh nghiệp không có thời gian để trực tiếp nghiên cứu phần mềm, xử lý các lỗi kỹ thuật trực tuyến hoặc cần một giải pháp thần tốc, chính xác tuyệt đối, hãy sử dụng dịch vụ tại văn phòng luật sư của chúng tôi.

Văn phòng Luật sư Đăng ký kinh doanh nhanh với đội ngũ chuyên viên và Luật sư thực chiến sẽ thay mặt doanh nghiệp xử lý trọn gói:

• Kiểm tra tính hợp pháp của địa điểm (tránh bẫy nhà chung cư), tư vấn đặt tên địa điểm chuẩn xác.
• Thay mặt doanh nghiệp soạn thảo toàn bộ hồ sơ, xử lý lỗi ký số và trực tiếp chịu trách nhiệm giải trình với Phòng Đăng ký kinh doanh cho đến khi ra giấy phép.
• Bàn giao Giấy chứng nhận tận nơi, hỗ trợ khai báo Thuế môn bài ban đầu và tư vấn thủ tục làm biển hiệu đúng quy chuẩn pháp luật.