Để thành lập công ty cần những gì? Hồ sơ đăng ký công ty theo quy định

Khi chuẩn bị đăng ký thành lập công ty, bài toán đầu tiên khiến các nhà đầu tư đau đầu chính là câu hỏi: Để thành lập công ty cần những gì để vừa tối ưu chi phí, vừa không vi phạm pháp luật? Việc khai sinh một doanh nghiệp không đơn giản là nộp vài tờ đơn, mà là cả một chiến lược chuẩn bị từ đặt tên, chọn vốn cho đến thiết lập bộ máy vận hành an toàn.

1. Để thành lập công ty cần những gì?

Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung 2025 (Luật Doanh nghiệp), để thiết lập và đưa một công ty vào hoạt động hợp pháp, người thành lập cần chuẩn bị đầy đủ 4 nhóm yếu tố sau:

1.1. Chuẩn bị các thông tin định danh khi đăng ký thành lập công ty 

Trước khi soạn thảo hồ sơ, doanh nghiệp cần định hình rõ ràng các thông tin cơ bản sau (đây cũng là các nội dung sẽ hiển thị trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp):

• Lựa chọn Loại hình doanh nghiệp: Tùy thuộc vào số lượng thành viên và mục tiêu quản trị để chọn mô hình phù hợp như: Công ty TNHH 1 thành viên (1 chủ sở hữu), Công ty TNHH 2 thành viên trở lên (từ 2 đến 50 thành viên) hoặc Công ty Cổ phần (tối thiểu 3 cổ đông, không giới hạn tối đa)…
• Đặt tên công ty đúng luật: Tên công ty gồm hai thành tố theo thứ tự là Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng (Điều 37 Luật Doanh nghiệp). Tên này không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc.
• Địa chỉ trụ sở hợp pháp: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có) (Điều 42 Luật Doanh nghiệp).
• Xác định Vốn điều lệ: Là tổng giá trị tài sản mà các thành viên/cổ đông cam kết góp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp phép. Luật không quy định mức vốn tối thiểu cho ngành nghề thông thường, nhưng số vốn nên phù hợp với quy mô hoạt động thực tế để tạo niềm tin với đối tác.
• Đăng ký Ngành nghề kinh doanh: Hệ thống hóa các lĩnh vực dự định hoạt động theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như bất động sản, du lịch, giáo dục…), doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện về vốn pháp định hoặc chứng chỉ hành nghề sau khi mở công ty.

1.2. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý đăng ký thành lập công ty

Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp mà chủ sở hữu muốn đăng ký thành lập mà chuẩn bị bộ hồ sơ đúng theo quy định (được quy định từ Điều 19 đến 22 Luật Doanh nghiệp):

Điều 19. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.

Điều 20. Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).

4. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên.

5. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Điều 21. Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).

4. Bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Điều 22. Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).

4. Bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo phương thức sau đây:

• Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;
• Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử (Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp). 

2. Các việc cần làm sau nhận Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp

Khi sở hữu tấm Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp mới chỉ là bước khởi đầu. Để công ty đi vào vận hành mà không bị cơ quan Thuế hay Quản lý thị trường xử phạt, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành các thủ tục hậu cần sau trong thời hạn quy định:

• Khắc dấu: Chủ động liên hệ các đơn vị khắc dấu để làm con dấu công ty (doanh nghiệp tự quản lý và chịu trách nhiệm về con dấu của mình).
• Treo biển hiệu tại trụ sở: Biển hiệu phải thể hiện rõ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính.
• Mở tài khoản ngân hàng công ty: Người đại diện pháp luật trực tiếp ra ngân hàng mở tài khoản đứng tên công ty, sau đó thực hiện thủ tục thông báo số tài khoản với cơ quan Thuế.
• Mua Chữ ký số (Chứng thư số – Token): Đây là công cụ bắt buộc để doanh nghiệp ký nộp tờ khai thuế trực tuyến và giao dịch điện tử sau này.
• Khai thuế ban đầu và Phát hành hóa đơn: Nộp tờ khai lệ phí môn bài, đăng ký phương pháp tính thuế và làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử để có thể xuất hóa đơn cho khách hàng.

3. Dịch vụ Tư vấn và thành lập công ty

Việc tự mình chuẩn bị và thực hiện thủ tục thành lập công ty đôi khi khiến các nhà đầu tư gặp khó khăn do không am hiểu sâu về cách áp mã ngành nghề, kỹ thuật soạn thảo Điều lệ để kiểm soát rủi ro kiểm soát vốn hoặc gặp lỗi kỹ thuật khi thao tác ký số trên hệ thống mạng quốc gia.

Văn phòng Luật sư Đăng ký Kinh doanh Nhanh với đội ngũ Luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ đồng hành, thay mặt quý khách giải quyết trọn gói toàn bộ quy trình:

Tư vấn Khách hàng lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp, tư vấn đặt tên không trùng lặp, áp mã ngành nghề chính xác (kể cả các ngành khó, có điều kiện) và thiết kế bộ điều khoản Điều lệ chặt chẽ để bảo vệ quyền lợi các thành viên góp vốn.

Soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp hồ sơ, theo dõi và xử lý giải trình với cơ quan nhà nước cho đến khi bàn giao Giấy phép thành lập doanh nghiệp và Con dấu tận tay Quý khách.