Một số lưu ý khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh

Thủ tục đăng ký kinh doanh có nhiều loại khác nhau tùy theo từng trường hợp lựa chọn mô hình kinh doanh. Bài viết này chúng tôi nhằm giúp người kinh doanh hiểu rõ hơn bản chất các loại hình kinh doanh cũng như các ưu nhược điểm của chúng trước khi lựa chọn tiến hành hoạt động đăng ký kinh doanh.

Các loại hình doanh nghiệp

Đầu tiên cần xác định rõ loại hình doanh nghiệp mà mình định thành lập là gì. Có 05 loại hình doanh nghiệp khác nhau nên khi dự định thành lập doanh nghiệp, các cá nhân, tổ chức cần phải chọn cho mình loại hình doanh nghiệp sao cho phù hợp nhất. 05 loại hình doanh nghiệp gồm: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; Công ty Cổ phần; Công ty hợp danh và Doanh nghiệp tư nhân.

Một số lưu ý khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh

Việc làm thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thường được mọi người xem nhẹ và coi là bước thủ tục phải làm mà không đặt trọng tâm vào. Tuy nhiên, trong thực tế có một số vấn đề pháp lý phát sinh có liên quan đến thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mà các nhà đầu tư (đặc biệt là những người mới khởi nghiệp) cần lưu ý. Chúng tôi, với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực Doanh nghiệp xin hướng dẫn một vài lưu ý khi thành lập doanh nghiệp.

Xác định tên cho doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.

Pháp luật doanh nghiệp hiện hành bắt buộc tên doanh nghiệp không được trùng nhau, không tương đồng dễ gây nhầm lẫn do vậy khi tiến hành thành lập doanh nghiệp bước đầu tiên các nhà Doanh nghiệp phải tra cứu tên Doanh nghiệp của mình xem đã có hay chưa.

Để quản lý tình hình hoạt động của Doanh nghiệp sau khi thành lập bắt buộc cơ quan Thuế yêu cầu cung cấp địa chỉ Trụ sở doanh nghiệp phải đầy đủ, chính xác (yêu cầu đủ 4 cấp).

Cần xác định ngành nghề kinh doanh cho doanh nghiệp

Xác định được ngành nghề kinh doanh cho doanh nghiệp rất quan trọng vì ngoài thủ tục đăng ký kinh doanh thông thường, ở một số loại ngành nghề, các nhà đầu tư còn phải xin thêm giấy phép kinh doanh, phải có chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định,các ngành nghề cấm kinh doanh hoặc phải đáp ứng thêm một số điều kiện đặc thù của ngành nghề đó mà pháp luật quy định cũng như phải thực hiện đúng các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.

Đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện thì tùy từng ngành, nghề kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ được yêu cầu phải: xin giấy phép kinh doanh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho ngành nghề kinh doanh đó (ngành sản xuất phim, doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh do Cục Điện ảnh cấp trước khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh); hoặc đáp ứng các quy định về tiêu chuẩn vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm; quy định về phòng cháy, chữa cháy, trật tự xã hội, an toàn giao thông và quy định về các yêu cầu khác đối với hoạt động kinh doanh tại thời điểm thành lập và trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp (như kinh doanh vũ trường, karaoke, trường mầm non, cây xăng….).

Đối với ngành nghề kinh doanh phải có vốn pháp định như nêu ở trên (như kinh doanh bất động sản phải có vốn pháp định 6 tỉ đồng, dịch vụ đòi nợ phải có vốn pháp định 2 tỉ đồng), các nhà đầu tư phải chuẩn bị văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (cụ thể là xác nhận của ngân hàng).

Đối với ngành nghề kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề ví dụ như kinh doanh dịch vụ pháp lý, kiểm toán, kế toán, tư vấn …..thì tùy theo từng loại hình doanh nghiệp mà chủ sở hữu hoặc người quản lý doanh nghiệp phải có chứng chỉ hành nghề.

Do đó, việc xác định ngành nghề kinh doanh là rất quan trọng cho Doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải chắc chắn là mình có thể thỏa mãn các điều kiện pháp lý để có thể xin được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trước thay vì lo tập trung cho các công việc khác mà phải tốn kém chi phí, ví dụ như đặt cọc thuê nhà, thuê mướn nhân viên) rồi cuối cùng nhận ra là mình chưa đủ điều kiện thành lập theo quy định của pháp luật.

Cần xác định nguồn vốn điều lệ

Các Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ loại tài sản nào mà nhà Doanh nghiệp sẽ dùng để góp vốn thành lập doanh nghiệp (như tiền đồng, ngoại tệ, vàng, cổ phiếu, bất động sản, động sản…).

Riêng đối với tài sản góp vốn không phải là tiền đồng, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng thì cần phải được các thành viên, cổ đông sáng lập hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp định giá, để làm cơ sở cho việc góp vốn và hạch toán kế toán, thuế của doanh nghiệp.

Các Doanh nghiệp cần thiết phải bàn bạc với nhau để thống nhất phương thức định giá và tổ chức định giá trước khi thành lập doanh nghiệp hay thậm chí là tự thỏa thuận định giá với nhau – và có thể đưa vào trong hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp.

Việc này nhằm tránh trường hợp sau khi doanh nghiệp được thành lập xong, nhưng các bên không thỏa thuận được với nhau về phương thức định giá hay tổ chức định giá hoặc là giá trị của tài sản góp vốn, gây đình trệ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Cần xác định số lượng thành viên góp vốn và loại hình doanh nghiệp

Số lượng các thành viên góp vốn cũng ảnh hưởng đến loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sau này.

Nếu chỉ một cá nhân độc lập, loại hình doanh nghiệp sẽ có thể là doanh nghiệp tư nhân với cơ chế quản lý là chủ doanh nghiệp, hay là công ty TNHH một thành viên đối với trường hợp Doanh nghiệp là tổ chức với cơ chế quản lý có thể là hội đồng thành viên (nếu có từ hai người đại diện theo ủy quyền trở lên) hay chủ tịch công ty.

Nếu có từ hai cá nhân trở lên thì Doanh nghiệp sẽ chọn lựa giữa việc thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên (có hội đồng thành viên) hay công ty cổ phần (có hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông).

Mỗi loại hình doanh nghiệp và cơ cấu quản lý có những thuận lợi như thay đổi cổ đông sở hữu dưới 5% tổng số cổ phần của công ty cổ phần không phải thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, công ty cổ phần có thể phát hành trái phiếu, chỉ cần một cá nhân là đã có thể thành lập công ty TNHH và những khó khăn như công ty cổ phần thì các cổ đông sáng lập không được chuyển nhượng cổ phần trong ba năm đầu thành lập, công ty cổ phần phải có ít nhất ba cổ đông sáng lập, lương trả cho chủ doanh nghiệp tư nhân không được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ của doanh nghiệp tư nhân.

Do đó, các doanh nghiệp cần phải biết trước để chọn lựa loại hình doanh nghiệp và cơ cấu quản lý cho phù hợp. Chọn lựa sai có thể tạo sức ỳ, là lực cản tăng trưởng hay thậm chỉ làm cho doanh nghiệp bị phá sản.

Cần có hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp

Hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp là hết sức quan trọng và cần thiết đối với trường hợp doanh nghiệp do nhiều cá nhân hoặc nhà đầu tư khác tham gia. Tuy nhiên, hiện nay, chỉ đối với loại hình liên doanh giữa nhà đầu tư trong nước và nhà đầu tư nước ngoài thì hợp đồng liên doanh mới được yêu cầu phải có trong hồ sơ đăng ký kinh doanh mà thôi.
Tuy vậy, ngay cả với những trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh không có yêu cầu thì các cá nhân cũng nên lập hợp đồng hoặc thỏa thuận thành lập doanh nghiệp để có thể xác định quyền và nghĩa vụ của từng nhà đầu tư, tránh những tranh chấp không đáng có sau này.