Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện những thủ tục gì?

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp đã có tư cách pháp nhân (đối với các loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân theo quy định) và được phép tiến hành các hoạt động kinh doanh phù hợp với ngành nghề đã đăng ký. Tuy nhiên, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ là điều kiện pháp lý ban đầu. Vậy doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện những thủ tục gì để bảo đảm hoạt động đúng quy định pháp luật? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện những thủ tục gì?

1.1. Khắc dấu doanh nghiệp và quản lý con dấu

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp quy định, doanh nghiệp được quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình.

Mặc dù pháp luật không còn bắt buộc phải thông báo mẫu dấu như trước đây, nhưng doanh nghiệp vẫn cần xây dựng cơ chế quản lý và sử dụng con dấu một cách chặt chẽ nhằm tránh các tranh chấp nội bộ hoặc rủi ro phát sinh trong quá trình giao dịch.

Đối với nhiều doanh nghiệp, con dấu vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc ký kết hợp đồng, giao dịch với đối tác và thực hiện các thủ tục hành chính.

1.2. Treo bảng hiệu tại trụ sở doanh nghiệp

Treo bảng hiệu tại trụ sở doanh nghiệp là một thủ tục thường bị nhiều doanh nghiệp bỏ qua. Nhưng theo quy định pháp luật, doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh đã đăng ký.

Bảng hiệu thường cần thể hiện các thông tin cơ bản như:

• Tên doanh nghiệp;
• Mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở;
• Thông tin liên hệ (nếu có).

Việc không treo biển hiệu tại địa chỉ đăng ký hoặc treo không đúng, doanh nghiệp có thể bị phạt vi phạm hành chính hoặc bị buộc tháo dỡ biển hiệu đối với hành vi vi phạm theo Điều 67 Nghị Định 87/2026/NĐ-CP.

1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không thể hiện đầy đủ trên biển hiệu tên cơ quan chủ quản trực tiếp; tên cơ sở sản xuất kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương; địa chỉ, điện thoại;

b) Sử dụng biển hiệu có kích thước không đúng theo quy định.

2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Ghi không đúng hoặc ghi không đầy đủ tên gọi bằng tiếng Việt trên biển hiệu;

b) Không viết bằng chữ tiếng Việt mà chỉ viết bằng chữ tiếng nước ngoài trên biển hiệu;

c) Thể hiện tên riêng, tên viết tắt, tên giao dịch quốc tế bằng chữ tiếng nước ngoài ở phía trên tên bằng chữ tiếng Việt trên biển hiệu;

d) Thể hiện tên gọi, tên viết tắt, tên giao dịch quốc tế bằng chữ tiếng nước ngoài có khổ chữ quá ba phần tư khổ chữ tiếng Việt trên biển hiệu;

d) Chiều cao của biển hiệu dọc vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.

3. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Treo, dựng, đặt, gắn biển hiệu che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa;

b) Treo, dựng, đặt, gắn biển hiệu lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng;

c) Treo, dựng, đặt, gắn biển hiệu làm mất mỹ quan.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả:

Buộc tháo dỡ biển hiệu đối với hành vi quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này.

1.3. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, hầu hết các giao dịch của doanh nghiệp đều được thực hiện thông qua tài khoản ngân hàng. Việc mở tài khoản ngân hàng giúp doanh nghiệp:

• Thực hiện giao dịch với khách hàng và đối tác;
• Nộp thuế điện tử;
• Thanh toán các khoản chi phí hợp pháp;
• Chứng minh các giao dịch tài chính trong quá trình quyết toán thuế.

Ngoài ra, đối với các giao dịch có giá trị lớn, việc thanh toán qua ngân hàng còn là căn cứ quan trọng để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế.

1.4. Đăng ký chữ ký số điện tử

Chữ ký số được xem là công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp hiện nay. Thông qua chữ ký số, doanh nghiệp có thể:

• Nộp tờ khai thuế;
• Nộp báo cáo định kỳ;
• Kê khai bảo hiểm xã hội;
• Thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước.

Việc đăng ký chữ ký số ngay từ khi thành lập sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thực hiện các nghĩa vụ pháp lý.

1.5. Kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế ban đầu

Một trong những nội dung quan trọng nhất đối với doanh nghiệp mới thành lập là thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế. Doanh nghiệp cần:

• Đăng ký phương pháp tính thuế (nếu thuộc trường hợp phải đăng ký);
• Kê khai thuế theo quy định;
• Thực hiện các nghĩa vụ báo cáo định kỳ;
• Theo dõi các khoản thuế phát sinh trong quá trình hoạt động.

Việc chậm kê khai hoặc kê khai sai có thể dẫn đến các khoản xử phạt hành chính và tiền chậm nộp, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

1.6. Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp.

Trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Đây là điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận doanh thu hợp pháp;
• Thực hiện nghĩa vụ thuế;
• Tạo sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Việc xuất hóa đơn khi chưa đủ điều kiện hoặc sử dụng hóa đơn không đúng quy định có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng.

1.7. Góp đủ vốn điều lệ đúng thời hạn

Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng vốn điều lệ chỉ là con số mang tính hình thức. Trên thực tế, đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Theo quy định hiện hành, thành viên hoặc cổ đông phải góp đủ số vốn đã cam kết trong thời hạn luật định.

Nếu không góp đủ vốn đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể phải:

• Điều chỉnh vốn điều lệ;
• Điều chỉnh tỷ lệ sở hữu;
• Chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ tài chính phát sinh;
• Bị xử phạt theo quy định pháp luật.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp ngay từ giai đoạn thành lập để bảo đảm việc góp vốn được thực hiện đúng quy định.

1.8. Thực hiện nghĩa vụ về lao động và bảo hiểm xã hội

Nếu doanh nghiệp có sử dụng lao động, cần tuân thủ đầy đủ các quy định về lao động.

Các công việc cần thực hiện bao gồm:

• Ký kết hợp đồng lao động;
• Xây dựng nội quy lao động (trong trường hợp pháp luật yêu cầu);
• Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội;
• Thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.

Việc không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ này có thể dẫn đến tranh chấp lao động và các chế tài xử phạt từ cơ quan chức năng.

1.9. Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu và tài sản sở hữu trí tuệ

Việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu và tài sản sở hữu trí tuệ cho doanh nghiệp là vấn đề đặc biệt quan trọng nhưng thường bị các doanh nghiệp mới thành lập bỏ quên. Nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng phát triển sản phẩm và xây dựng thương hiệu mà chưa quan tâm đến việc bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ.

Trên thực tế, không ít trường hợp doanh nghiệp đã đầu tư nhiều năm để xây dựng thương hiệu nhưng lại mất quyền sử dụng do người khác đăng ký nhãn hiệu trước. Do đó, ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp nên xem xét:

• Đăng ký nhãn hiệu;
• Đăng ký bản quyền tác giả;
• Bảo hộ phần mềm;
• Bảo hộ logo;
• Bảo hộ các tài sản trí tuệ khác liên quan đến hoạt động kinh doanh…

Đây được xem là giải pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với việc xử lý tranh chấp về sau.

2. Dịch vụ pháp lý

Thực tế, nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường gặp khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục về đăng ký kinh doanh, thuế, lao động, hợp đồng và sở hữu trí tuệ do chưa có bộ phận pháp chế chuyên trách.

Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, Văn phòng Luật sư Đăng ký kinh doanh cung cấp giải pháp pháp lý toàn diện dành cho doanh nghiệp mới thành lập, giúp Khách hàng tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và yên tâm tập trung phát triển hoạt động kinh doanh.

Các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp tại văn phòng luật sư Đăng ký kinh doanh nhanh bao gồm:

• Tư vấn thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu đầu tư, kinh doanh;
• Soạn thảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh;
• Tư vấn thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Tư vấn và soạn thảo điều lệ công ty;
• Tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp;
• Soạn thảo, rà soát hợp đồng thương mại;
• Tư vấn xử lý tranh chấp nội bộ doanh nghiệp;
• Tư vấn xin giấy phép con đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện;
• Tư vấn đăng ký nhãn hiệu, bản quyền tác giả và các đối tượng sở hữu trí tuệ khác;
• Tư vấn bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và xử lý hành vi xâm phạm;
• Đại diện giải quyết tranh chấp thương mại, dân sự và doanh nghiệp…

Với phương châm đồng hành cùng doanh nghiệp từ giai đoạn khởi nghiệp đến quá trình phát triển lâu dài, Đăng ký kinh doanh cam kết mang đến các giải pháp pháp lý hiệu quả, phù hợp với nhu cầu thực tế và định hướng kinh doanh của từng Khách hàng.