[Giải đáp] Trường hợp công ty mới thành lập cần làm gì? 

Bạn vừa thành lập công ty và đang băn khoăn về những công việc kế toán cần làm ngay từ đầu? Giai đoạn này cực kỳ quan trọng, bởi việc thiết lập một hệ thống kế toán chuẩn chỉnh sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Vậy, một công ty mới thành lập cần làm gì về kế toán để tuân thủ đúng quy định pháp luật? Tham khảo ngay bài viết sau! 

1. Thủ tục kế toán ban đầu công ty mới thành lập cần thực hiện

Ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bộ phận kế toán có trách nhiệm thực hiện một loạt các thủ tục pháp lý quan trọng để công ty có thể đi vào hoạt động hợp pháp và trơn tru. 

1.1. Treo biển hiệu công ty

Việc đầu tiên và bắt buộc là phải treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính đã đăng ký. Biển hiệu cần ghi rõ tên công ty, mã số thuế và địa chỉ để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là cách để khách hàng và đối tác dễ dàng nhận diện và tìm đến doanh nghiệp của bạn. 

1.2. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp 

Doanh nghiệp cần tiến hành mở tài khoản ngân hàng tại một ngân hàng thương mại được cấp phép. Thông thường, bạn sẽ mở hai loại tài khoản chính:

• Tài khoản vốn: Dùng để nhận số vốn điều lệ mà các thành viên/cổ đông cam kết góp. Đây là tài khoản quan trọng để chứng minh việc góp đủ vốn theo quy định.
• Tài khoản giao dịch: Dùng cho các hoạt động thu chi hàng ngày của công ty như mua bán hàng hóa, thanh toán lương, nộp thuế và các giao dịch kinh doanh khác.

Sau khi mở tài khoản, kế toán cần thông báo số tài khoản ngân hàng này cho Sở Tài chính (cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) để cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

1.3. Đăng ký chữ ký số (Token)

Chữ ký số (token) là công cụ không thể thiếu cho các giao dịch điện tử của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số hiện nay. Kế toán cần liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số được cấp phép để đăng ký và cài đặt. Chữ ký số sẽ được sử dụng rộng rãi và bắt buộc cho nhiều hoạt động như:

• Kê khai và nộp thuế điện tử: Nộp các tờ khai thuế, báo cáo thuế qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
• Nộp báo cáo bảo hiểm xã hội: Giao dịch với cơ quan Bảo hiểm xã hội điện tử.
• Thực hiện các giao dịch ngân hàng điện tử: Chuyển tiền, thanh toán hóa đơn online.
• Ký các văn bản, hợp đồng điện tử: Đảm bảo giá trị pháp lý cho các tài liệu điện tử.

1.4. Nộp tờ khai lệ phí môn bài 

Lệ phí môn bài (hay còn gọi là thuế môn bài) là khoản thuế cố định mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm, căn cứ vào mức vốn điều lệ đã đăng ký hoặc doanh thu. Kế toán cần thực hiện các bước sau:

• Xác định mức lệ phí môn bài: Dựa trên vốn điều lệ đăng ký của công ty theo quy định hiện hành.
• Lập tờ khai lệ phí môn bài: Sử dụng mẫu tờ khai theo quy định của Bộ Tài chính và nộp lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tờ khai này có thể nộp qua mạng điện tử.
• Nộp tiền lệ phí môn bài: Nộp vào ngân sách nhà nước theo đúng thời hạn quy định. Thông thường, hạn chót là trước ngày 30 tháng 01 của năm sau năm thành lập đối với doanh nghiệp thành lập trong năm.

Lưu ý quan trọng: Theo Điểm c Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp thành lập sau ngày 25 tháng 02 năm 2020 sẽ được miễn lệ phí môn bài năm đầu thành lập. Điều này áp dụng cho cả tổ chức thành lập mới, hộ kinh doanh lần đầu hoạt động và các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được thành lập trong thời gian đơn vị chủ quản được miễn.

1.5. Lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT và đăng ký sử dụng hoá đơn 

Đây là một trong những quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ và cách thức kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) của công ty:

• Lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT:
  • Phương pháp khấu trừ: Được áp dụng phổ biến cho đa số doanh nghiệp. Theo phương pháp này, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi mua hàng hóa, dịch vụ để sản xuất, kinh doanh.
  • Phương pháp trực tiếp: Thường áp dụng cho doanh nghiệp mới thành lập không đủ điều kiện đăng ký phương pháp khấu trừ hoặc các trường hợp đặc thù theo quy định của pháp luật. Kế toán cần căn cứ vào quy định hiện hành, quy mô doanh thu dự kiến và đặc thù ngành nghề để lựa chọn phương pháp tối ưu.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Theo quy định hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Kế toán cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép và thực hiện các thủ tục đăng ký, phát hành, quản lý hóa đơn theo đúng quy định của Tổng cục Thuế. 

Xem thêm: Thủ tục kê khai thuế công ty mới thành lập theo quy định 

2. Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán 

Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý ban đầu, một trong những nhiệm vụ trọng tâm của kế toán là thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán khoa học và tuân thủ pháp luật. Đây là nền tảng để ghi nhận, theo dõi và báo cáo mọi hoạt động tài chính của công ty.

• Xây dựng chính sách và chế độ kế toán áp dụng: Đầu tiên, doanh nghiệp cần lựa chọn chế độ kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của mình. Hiện tại, có hai chế độ phổ biến: Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho các doanh nghiệp lớn và vừa và Thông tư 133/2016/TT-BKHĐT dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. 
• Lựa chọn hình thức kế toán: Các hình thức phổ biến bao gồm Nhật ký chung hoặc Chứng từ ghi sổ. Kế toán cần dựa vào quy mô, số lượng nghiệp vụ phát sinh và khả năng của phần mềm kế toán (nếu có) để chọn hình thức phù hợp nhất, đảm bảo việc ghi chép được đầy đủ, chính xác và dễ dàng kiểm soát.
• Thiết lập hệ thống tài khoản kế toán: Dựa trên chế độ kế toán đã chọn, kế toán sẽ xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với ngành nghề và các nghiệp vụ kinh tế dự kiến. 
• Tổ chức lưu trữ chứng từ, sổ sách: Kế toán phải thiết lập quy trình thu thập, kiểm tra, phân loại và lưu trữ các chứng từ gốc (như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng, bảng lương) một cách khoa học. Việc lưu trữ phải đảm bảo dễ tìm kiếm và truy xuất khi cần (đặc biệt trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế), có thể là bản cứng và bản mềm tùy theo quy định và khả năng của doanh nghiệp.
• Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình này xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập, kiểm tra và chuyển giao chứng từ, cũng như thời gian biểu cụ thể cho việc luân chuyển. Một quy trình chặt chẽ sẽ giúp kiểm soát nội bộ tốt hơn và đảm bảo các chứng từ được ký duyệt đầy đủ theo đúng thẩm quyền.