Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh: Những thông tin cần nắm

1. Những trường hợp nào bắt buộc phải thay đổi đăng ký kinh doanh? 

Trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có rất nhiều nội dung, đòi hỏi doanh nghiệp cần xác định rõ những nội dung cần thay đổi bởi nó không những ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn quyết định đến lệ phí, thủ tục doanh nghiệp phải thực hiện. Dưới đây là một số trường hợp bắt buộc phải thay đổi đăng ký kinh doanh:

• Thay đổi tên công ty: Tên tiếng nước ngoài, tên tiếng Việt, tên viết tắt của doanh nghiệp.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính: Chuyển trụ sở sang địa chỉ khác.
• Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Bổ sung hoặc rút ngành nghề kinh doanh.
• Thay đổi vốn điều lệ: Cơ cấu lại vốn góp/ cổ phần giữa cổ đông/ thành viên, tăng hoặc giảm vốn điều lệ.
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Thay đổi dấu của công ty.

Lưu ý, doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi các nội dung trên cùng một lần. 

2. Những nội dung nào không phải thay đổi đăng ký kinh doanh? 

Một số nội dung không phải thay đổi đăng ký kinh doanh bao gồm:

• Thông tin cổ đông trong công ty cổ phần.
• Thay đổi cổ đông sáng lập (Trừ trường hợp thay đổi cổ đông sáng lập do chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định).

3. Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh mới nhất 

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty 

So với các nội dung khác, việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sẽ có phần phức tạp hơn. Bởi mỗi trường hợp thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một bộ hồ sơ riêng.

Trường hợp 1: Thay đổi trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý. Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính vụ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phan Law Vietnam. Hồ sơ bao gồm:

• Ở cơ quan thuế chuyển đi: Tờ khai điều chỉnh và bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu; giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao).
• Ở cơ quan thuế nơi chuyển đến: Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi người nộp sắp chuyển đến; giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao).

Trường hợp 2: Thay đổi trụ sở chính sang  địa điểm khác trong cùng quận, không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý thì có thể trực tiếp thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• 01 tờ giấy thông báo thay đổi địa chỉ công ty.
• 01 biên bản họp và quyết định liên quan đến việc thay đổi trụ sở chính.
• 01 giấy ủy quyền nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phan Law Vietnam.

Hồ sơ thay đổi tên công ty 

• 01 bản thông báo thay đổi tên công ty.
• 01 biên bản họp và quyết định liên quan đến việc thay đổi tên công ty.
• 01 giấy ủy quyền nếu khách hàng ủy quyền cho chúng tôi nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ 

• 01 bản thông báo thay đổi vốn điều lệ theo mẫu.
• 01 biên bản hoặc quyết định về tỷ lệ góp vốn hoặc tăng giảm vốn điều lệ tùy theo loại hình công ty tương ứng.
• Đối với công ty hợp danh và công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần có danh sách thành viên.
• Các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng trong trường hợp chuyển nhượng phần vốn góp; Hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho phần vốn góp.
• 01 văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; 
• 01 giấy ủy quyền nếu khách hàng ủy quyền cho chúng tôi tiến hành nộp hồ sơ.

4. Chi tiết thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh 2024 

Bước 1: Thực hiện quyết toán thuế

• Thực hiện nghĩa vụ quyết toán thuế: Khi thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận, khác tỉnh, công ty cần có nghĩa vụ quyết toán thuế với cơ quan quản lý thuế hoặc chi cục thuế.
• Thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế: Ngoại trừ trường hợp công ty mới quyết toán thuế tại chi cục thuế hiện tại khi thay đổi trụ địa chỉ trụ sở khác quận hoặc khác tỉnh và công ty mới thành lập, những trường hợp còn lại chỉ cần thực hiện thủ tục chốt nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế cũ. Sau khi có xác nhận của cơ quan thuế, công ty thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đăng ký địa chỉ mới.

Bước 2: Tiến hành soạn thảo hồ sơ 

• Phan Law Vietnam sẽ tư vấn quy trình, thủ tục pháp lý liên quan đến nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh để doanh nghiệp chuẩn bị kỹ càng.
• Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ của Phan Law Vietnam thì chúng tôi sẽ hỗ trợ soạn thảo hồ sơ để chuyển khách hàng ký và thực hiện các bước tiếp theo.
• Nếu khách hàng tự soạn thảo hồ sơ thì cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi tương ứng với nội dung cần thay đổi và nộp ở phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nộp hồ sơ và lệ phí đầy đủ 

Có 02 phương thức nộp hồ sơ:

• Nộp qua trực tuyến tại website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Nộp trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Bước 4: Nhận kết quả thay đổi đăng ký kinh doanh 

Kể từ ngày nhận được hồ sơ, trong vòng 03 ngày làm việc, phòng đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh gửi văn bản thông báo bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ cho doanh nghiệp. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được các giấy tờ pháp lý sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với các nội dung thay đổi. Một trong các điểm mới từ năm 2024 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được in trên giấy A4 thường thay cho việc in bằng giấy phôi vàng cứng như trước đây.
• Giấy xác nhận thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Khắc dấu công ty 

Những trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi con dấu để khớp với nội dung đăng ký kinh doanh:

• Thay đổi loại hình công ty.
• Công ty thay đổi tên tiếng Việt.
• Thay đổi trụ sở khác tỉnh.
• Thay đổi trụ sở khác quận.

Xem thêm: Đăng ký thành lập công ty

Những thông tin liên quan đến hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh đã được Phan Law Vietnam cập nhật rõ. Hy vọng, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị đầy đủ để quá trình thay đổi đăng ký kinh doanh diễn ra hiệu quả và nhanh chóng.