Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng

Để thực hiện cải cách thủ tục hành chính, Chính phủ đã nâng cao hình thức đăng ký kinh doanh qua mạng. Hiện nay nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng là hình thức đang được sử dụng rất phổ biến. Điều này rất phù hợp với tình hình mới khi mà cả thế giới đang ảnh hưởng bởi đại dịch Covid.

1. Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng là gì?

Đăng ký kinh doanh qua mạng theo quy định tại Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP được hiểu:

“1. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.”

Ta có thể hiểu đăng ký kinh doanh qua mạng có thể thực hiện bằng hai hình thức đăng ký bằng tài khoản đăng ký kinh doanh và bằng chữ ký số.

• Đăng ký kinh doanh bằng tài khoản đăng ký kinh doanh: Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp; Một cá nhân chỉ được cấp 1 tài khoản và chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của thông tin đăng ký.
• Đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số: là hình thức chữ ký thay thế cho chữ ký thông thường.

Phương thức thứ hai phức tạp hơn yêu cầu doanh nghiệp phải có chữ ký số công cộng. Với phương thức này, doanh nghiệp không cần tổng hợp và nộp hồ sơ bản giấy mà chỉ cần cầm biên lai đến cơ quan đăng ký kinh doanh để nhận kết quả.

Phương thức đầu tiên thực hiện tương đối dễ dàng, nhanh chóng nên khá phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, sau khi hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp cần mang toàn bộ hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh để có thể nộp và nhận kết quả.

Khi nộp qua mạng doanh nghiệp cần nộp hồ sơ là các văn bản điện tử (định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”) qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Ưu điểm của hình thức đăng ký kinh doanh qua mạng:

• Được vận hành liên tục, đảm bảo việc nộp hồ sơ được thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào (24h/ngày, 7 ngày/tuần) và tại bất kỳ địa điểm nào;
• Tránh tiếp xúc trực tiếp trong tình trạng dịch bệnh căng thẳng;
• Không tốn quá nhiều thời gian di chuyển và chờ đợi;
• Đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin đăng ký doanh nghiệp mà doanh nghiệp trực tiếp đăng ký;
• Thông tin được phản hồi và trao đổi hai chiều giữa người thành lập doanh nghiệp và cơ quan đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử.

2. Trình tự nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng

• Chuẩn bị hồ sơ bản giấy đầy đủ theo quy định. Sau đó scan toàn bộ hồ sơ định dạng PDF;
• Sử dụng chữ ký số hoặc sử dụng Tài khoản đăng kinh doanh đã được cấp đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

• Điền thông tin vai trò người nộp hồ sơ (điền vào ô trống giấy tờ pháp lý của Người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp);
• Chọn loại đăng ký;
• Đính kèm văn bản (bấm vào dấu cộng (+) chỗ văn bản đính kèm;
• Chọn file đính kèm;
• Thanh toán phí;
• Sau khi thanh toán, hồ sơ được gửi tới phòng Đăng ký kinh doanh và xem xét trong 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh đối chiếu đầu mục hồ sơ với đầu mục hồ sơ doanh nghiệp đã gửi qua mạng điện tử và trao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp nếu nội dung đối chiếu thống nhất. Nếu hồ sơ không hợp lệ sẽ gửi bổ sung lại hồ sơ và sau 60 ngày sẽ hủy hồ sơ nếu doanh nghiệp không gửi bổ sung theo yêu cầu.

Khi đăng ký kinh doanh online doanh nghiệp không cần phải nộp thêm 1 bản hồ sơ bằng giấy tại Phòng đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh người thực hiện thủ tục vẫn phải lên Phòng đăng ký kinh doanh để nhận. Khi đi cần mang theo giấy tờ pháp lý tùy thân, trong trường hợp ủy quyền thì cũng cần có giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người được đại diện.