Thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần mới nhất hiện nay

Thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần là một trong các thủ tục hành chính mà doanh nghiệp cần biết. Việc thay đổi này có thể diễn ra trong phạm vi cùng quận/huyện hoặc khác quận/huyện. Doanh nghiệp cần nắm vững quy định pháp luật để thực hiện đúng và đầy đủ theo yêu cầu.

Công ty cổ phần là gì? Có được thay đổi địa chỉ trụ sở hay không?

Theo quy định tại Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó: 

• Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần; 
• Các cổ đông trong công ty cổ phần chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp; 
• Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi biểu quyết; cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa. 
• Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Công ty cổ phần có quyền phát hành chứng khoán ra công chúng theo quy định của pháp luật chứng khoán.

Công ty cổ phần có quyền thay đổi địa chỉ trụ sở trong thời gian hoạt động của mình. Việc thay đổi này được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư nơi công ty dự định chuyển đến, để ghi nhận địa chỉ mới trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần mới nhất hiện nay

Việc thay đổi trụ sở công ty có thể là thay đổi cùng quận/huyện hoặc khác quận/huyện. Khi thay đổi địa chỉ khác quận/huyện, thủ tục sẽ rắc rối hơn do liên quan đến vấn đề chốt thuế.

Nhìn chung, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chốt hồ sơ thuế (trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố)

Khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện, công ty sẽ phải nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục chốt thuế cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới. Giai đoạn này kéo dài từ 5-10 ngày làm việc.

Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, công ty sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Bước 3: Nộp hồ sơ lên Phòng Đăng ký kinh doanh

Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty chuyển đến sẽ nhận và xử lý hồ sơ. Việc nộp hồ sơ được thực hiện online thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi hồ sơ được chấp nhận, bạn sẽ nộp hồ sơ giấy trực tiếp.

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ thay đổi địa chỉ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo về việc đồng ý cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ.

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới công ty

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ chính công ty cổ phần

Sau khi thay đổi địa chỉ chính, công ty cần tiến hành các thủ tục sau:

➽ Về con dấu công ty

Nếu thông tin trên mặt dấu thay đổi thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu.

➽ Về hóa đơn công ty

• Nếu công ty sử dụng hóa đơn đặt in:

Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

• Nếu công ty sử dụng hóa đơn điện tử;
• Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế;
• Thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.

Ngoài ra, việc thay đổi địa chỉ công ty kéo theo thay đổi thông tin đã đăng ký với cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội. Do đó, doanh nghiệp cần liên hệ với các cơ quan này càng sớm càng tốt để khai báo thông tin.