25 điều cần biết khi thành lập công ty

Trước khi thành lập công ty chủ doanh nghiệp cần phải tìm hiểu những vấn đề pháp lý xung quanh việc thành lập doanh nghiệp. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ cung cấp đến các bạn 25 điều cần biết khi thành lập công ty.

1. Tư vấn điều kiện để thành lập công ty

• Tên doanh nghiệp không được trùng và gây nhầm lẫn;
• Phải có trụ sở hợp pháp và được đặt trên lãnh thổ việt Nam;
• Ngành nghề kinh doanh không thuộc các trường hợp bị pháp luật cấm kinh doanh theo Luật Đầu tư 2020;
• Điều kiện về năng lực chuyên môn với những ngành nghề yêu cầu bằng cấp chứng chỉ;
• Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện cần tuân thủ quy định của Pháp luật liên quan;
• Vốn pháp định đáp ứng yêu cầu của Pháp luật và được ghi nhận trong điều lệ doanh nghiệp;
• Những trường hợp không được thành lập doanh nghiệp, quản lý công ty Cổ phần theo Bộ Luật Dân sự 2015, Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Phòng chống tham nhũng 2018.

2. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Hiện nay theo Luật Doanh nghiệp có 5 loại hình doanh nghiệp, tùy vào những ưu và nhược điểm của từng loại hình công ty mà bạn lựa chọn sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế của mình:

• Công ty TNHH 1 thành viên: Do 01 cá nhân hoặc 01 tổ chức làm chủ và chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn đã góp;
• Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Từ 2 cá nhân/tổ chức góp vốn thành lập công ty. Chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn mà mỗi cá nhân, tổ chức đã góp;
• Công ty cổ phần: Là loại hình có tối thiểu từ 3 cổ đông trở lên, không giới hạn tối đa số lượng cổ đông. Chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi cổ phần sở hữu;
• Doanh nghiệp tư nhân: Do 1 cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình đối với nghĩa vụ của doanh nghiệp;
• Công ty hợp danh: Phải có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung. Ngoài các thành viên hợp danh, công ty có thể có thêm thành viên góp vốn.

3. Chủ thể

Có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc những trường hợp cấm thành lập doanh nghiệp.

4. Đặt tên doanh nghiệp:

• Tên phải viết bằng tiếng Việt;
• Tên doanh nghiệp có thể kèm theo chữ số và ký tự, phát âm được;
• Có đủ 2 thành tố là loại hình doanh nghiệp và tên riêng;
• Tên doanh nghiệp không trùng và gây nhầm lẫn.

5. Ngành nghề kinh doanh

Xác định được đâu là ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đăng ký để hoạt động. Đối với ngành nghề kinh doanh cần hiểu rõ doanh nghiệp được kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm. Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện cần tuân thủ đúng yêu cầu của pháp luật.

6. Điều cần biết về thành viên góp vốn, cổ đông góp vốn

Các thành viên/cổ đông góp vốn là những người có thể quyết định sự tồn tại, phát triển hoặc giải thể doanh nghiệp.

7. Vốn điều lệ

Đối với những ngành nghề không yêu cầu mức vốn tối thiểu cũng như mức vốn điều lệ tối đa, tuy nhiên có những ngành nghề yêu cầu mức vốn điều lệ phải đạt mức tối thiểu hay còn gọi là vốn Pháp định thì phải tuân thủ theo quy định của Pháp luật có liên quan.

8. Huy động vốn

Việc huy động vốn phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Nếu bạn muốn khả năng huy động vốn cao thì nên chọn công ty cổ phần.

9. Thông tin về người đại diện doanh nghiệp

Trong thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, quý khách hàng sẽ cần phải kê khai người đại diện theo pháp luật. Các quy định về người đại diện theo pháp luật được nêu rõ tại Luật Doanh nghiệp. Theo đó:

– Người đại diện theo pháp luật phải cư trú tại Việt Nam. Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện nhưng phải xuất cảnh khỏi Việt nam sẽ phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác.

– Người đại diện có quyền và nghĩa vụ trong các giao dịch của công ty. Đồng thời là đại diện cho công ty trước pháp luật.

– Có thể có hơn một người đại diện theo pháp luật đối với Công ty TNHH và Công ty Cổ phần.

10. Địa chỉ trụ sở công ty

Theo quy định pháp luật, trụ sở công ty không đặt tại tòa nhà chung cư, tòa nhà tập thể không có chức năng làm việc. Thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

11. Các cơ quan giải quyết yêu cầu cấp phép kinh doanh

 Sở kế hoạch và đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính sẽ phụ trách tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Cơ quan này sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và quyết định cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc trả hồ sơ yêu cầu bổ sung giấy tờ.

12. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Tùy từng loại hình doanh nghiệp mà chủ đầu tư cần chuẩn bị những loại giấy tờ phù hợp cho quá trình thành lập công ty. Tuy nhiên những loại giấy tờ phổ biến cần phải có như sau:

• Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty;
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông công ty (nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần);
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực: Giấy CMND, còn hiệu lực hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân; Giấy chứng nhận ĐKKD/Giấy chứng nhận ĐKDN đối với tổ chức (trừ trường hợp tổ chức là Bộ/UBND tỉnh, thành phố) và kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân, quyết định uỷ quyền của Người đại diện theo uỷ quyền của tổ chức;
• Quyết định góp vốn đối với thành viên là tổ chức;
• Giấy ủy quyền.

13. Cách thức nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo phương thức sau đây:

• Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;
• Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

14. Đăng ký mẫu dấu và khắc dấu

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì Doanh nghiệp có thể có hơn 1 con dấu và tự lựa chọn hình dáng, kích thước và màu sắc.

Doanh nghiệp cần công bố mẫu con dấu trước khi sử dụng.

Nội dung của con dấu cũng phải tuân thủ quy định của pháp luật.

15. Thông báo về thời gian hoạt động

Từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, tất cả doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa hoạt động tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh. 

16. Công bố thông tin

Việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp sẽ được thực hiện ngay tại thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, phí công bố cũng sẽ được thu tại thời điểm này.

17. Giấy phép kinh doanh

Nếu chọn ngành nghề kinh doanh có điều kiện bạn cần phải xin giấy phép kinh doanh trước khi đi vào hoạt động.

18. Mở tài khoản ngân hàng, thông báo tài khoản ngân hàng

Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng và thông báo cho cơ quan có thẩm quyền biết.

19. Khắc bảng hiệu và treo bảng tại trụ sở công ty

Đây là hoạt động bắt buộc trước khi đi vào hoạt động nếu như bạn không muốn bị phạt bởi cơ quan thuế.

20. Lập sổ sách kế toán của Doanh nghiệp

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải liên hệ với cơ quan thuế để đăng ký thuế và lập sổ sách kế toán.

21. Báo cáo thuế hàng tháng/quý

Vấn đề sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng công ty không cần phải sử dụng phương pháp khấu trừ theo quy định tại Thông tư 93/2017/TT-BTC ngày 19/9/2017.

Ngoài lệ phí môn bài ra doanh nghiệp còn phải đóng các loại thuế như: thuế thu nhập doanh nghiệp, Thuế xuất, nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân,….

22. Báo cáo sử dụng lao động mỗi năm 2 lần

Đây là quy định bắt buộc của Bộ luật lao động. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05/6) và hằng năm (trước ngày 05/12), NSDLĐ phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở LĐTBXH thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI và thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

23. Báo cáo tài chính mỗi năm 1 lần

Đây là quy định bắt buộc đối với những doanh nghiệp hoạch toán tài chính độc lập, công khai hoạt động kinh doanh với cơ quan thuế hằng năm.

24. Chi phí thành lập doanh nghiệp

Lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp theo Thông tư 215/2016 là 200.000 đồng. Tuy nhiên, theo Thông tư 47/2019/TT-BTC thay thế thông tư 215/2016/TT-BTC thì lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp được giảm còn 100.000 đồng/lần.

Mức phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 47/2019/TT-BTC là 100.000 đồng.

Các doanh nghiệp khắc dấu có những mức giá khác nhau phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Mức giá giao động trong khoản từ 250.000 VNĐ đến 350.000 VNĐ. Dấu chức danh của Giám đốc, chủ tịch….từ 70.000 VNĐ đến 150.000 VNĐ.

26. Thành lập công ty mất bao lâu

Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ 5-7 ngày bạn sẽ nhận được Chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nếu hồ sơ bị sai hoặc cần bổ sung.