Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần 

Bạn đang có kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần thông qua việc thành lập chi nhánh? Bạn muốn nắm rõ những giấy tờ cần thiết và các bước thực hiện theo đúng quy định của pháp luật? Hãy theo dõi hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần qua bài viết của Đăng ký Kinh doanh nhanh dưới đây! 

1. Bao giờ công ty cổ phần bắt buộc phải thành lập chi nhánh

Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, không có quy định nào bắt buộc công ty cổ phần phải thành lập chi nhánh. Việc thành lập chi nhánh là một quyết định hoàn toàn tự nguyện của công ty, dựa trên nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh, tiếp cận thị trường mới hoặc thực hiện các mục tiêu chiến lược khác.

Công ty cổ phần sẽ cân nhắc việc thành lập chi nhánh khi nhận thấy những lợi ích tiềm năng như:

• Mở rộng phạm vi hoạt động: Tiếp cận khách hàng và thị trường ở các địa phương khác.
• Tăng cường sự hiện diện thương hiệu: Xây dựng hình ảnh và nhận diện thương hiệu mạnh mẽ hơn ở nhiều khu vực.
• Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh: Phân chia các hoạt động kinh doanh theo khu vực địa lý để quản lý hiệu quả hơn.
• Tuân thủ quy định pháp luật đặc thù: Trong một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc đặc thù, việc có chi nhánh tại địa phương có thể là yêu cầu để được phép hoạt động tại đó. Tuy nhiên, đây không phải là quy định bắt buộc chung cho mọi công ty cổ phần.

Việc thành lập chi nhánh là quyền của công ty cổ phần, không phải là nghĩa vụ bắt buộc theo luật định. Quyết định này phụ thuộc vào chiến lược và nhu cầu phát triển cụ thể của từng công ty.

2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty cổ phần 

Dựa trên Điều 45 của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần hoàn toàn có quyền thành lập chi nhánh, dù chi nhánh đó được đặt tại cùng tỉnh hay khác tỉnh so với trụ sở chính của công ty mẹ.

Để thực hiện việc thành lập chi nhánh, công ty cổ phần cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp lệ: Bản thân công ty cổ phần muốn thành lập chi nhánh phải đang hoạt động hợp pháp và có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực.
• Tên chi nhánh tuân thủ quy định: Tên của chi nhánh phải được cấu thành từ các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, các chữ số và các ký hiệu cho phép.
• Cấu trúc tên chi nhánh bắt buộc: Tên chi nhánh phải bao gồm tên đầy đủ của công ty cổ phần mẹ, kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Điều này giúp xác định rõ mối quan hệ giữa chi nhánh và công ty mẹ.
• Địa chỉ chi nhánh hợp lệ: Địa chỉ trụ sở của chi nhánh không được đặt tại các căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể được thiết kế cho mục đích để ở. Địa chỉ chi nhánh cần là một địa điểm kinh doanh độc lập và có chức năng thương mại, dịch vụ hoặc sản xuất phù hợp.
• Ngành nghề kinh doanh giới hạn: Chi nhánh chỉ được phép đăng ký kinh doanh các ngành nghề mà công ty cổ phần mẹ đã đăng ký và đang hoạt động hợp pháp. Chi nhánh không được phép kinh doanh các ngành nghề mới mà công ty mẹ chưa đăng ký.

Xem thêm: Nắm rõ bộ hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh năm 2024

3. Chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần 

Để quá trình đăng ký thành lập chi nhánh công ty diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu là vô cùng quan trọng trước khi nộp hồ sơ đến Sở Kế hoạch và Đầu tư. 

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh:

• Thông báo thành lập chi nhánh khác tỉnh với công ty mẹ;
• Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh khác tỉnh (đối với công ty TNHH 2 TV, cổ phần);
• Bản sao quyết định thành lập chi nhánh khác tỉnh của chủ sở hữu công ty/hội đồng thành viên/hội đồng quản trị;
• Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu người đứng đầu chi nhánh khác tỉnh;
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (trường hợp người nộp không phải đại diện pháp luật công ty).

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh cùng tỉnh với công ty mẹ;
• Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc lập chi nhánh cùng tỉnh;
• Bản sao quyết định thành lập chi nhánh cùng tỉnh của chủ sở hữu công ty/hội đồng thành viên/hội đồng quản trị;
• Bản sao giấy tờ pháp lý (CCCD/hộ chiếu) người đứng đầu chi nhánh cùng tỉnh;
• Giấy ủy quyền khi người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật công ty.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp/qua bưu điện và nộp trực tuyến. Tuỳ vào từng trường hợp nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần có sự khác biệt nhỏ tùy thuộc vào phương thức nộp hồ sơ và lệ phí. 

• Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện: Doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở.
• Đăng ký qua mạng sử dụng chữ ký số công cộng: Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ bằng chữ ký số và thanh toán lệ phí (theo quy trình) trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Đăng ký qua mạng sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh: Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh được cấp để kê khai thông tin, đính kèm giấy tờ và ký xác thực hồ sơ trực tuyến, đồng thời thanh toán lệ phí (theo quy trình) trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền qua tài khoản này, văn bản ủy quyền cần có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực.