Giải đáp hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm những gì?

Pháp lý kinh doanh | Nga Đặng | 31/03/2026

Mục lục

Thành lập doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng trong hành trình kinh doanh. Tuy nhiên, không ít cá nhân, tổ chức vẫn còn lúng túng khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sao cho đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm những gì, căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung 2025.

1. Căn cứ pháp lý về hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi, bổ sung 2025 từ Điều 19 cho đến Điều 22, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà bạn lựa chọn (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…). Tuy nhiên, về nguyên tắc, một bộ hồ sơ hợp lệ phải đảm bảo:

Có đầy đủ giấy tờ theo quy định;
Nội dung kê khai trung thực, chính xác;
Được ký bởi người có thẩm quyền;
Nộp đúng cơ quan đăng ký kinh doanh.

Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý, tránh việc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

2. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm những gì?

Dưới đây là các thành phần cơ bản trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật:

Điều 19. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.
Điều 20. Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
4. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên.
5. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
Điều 21. Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
4. Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.
Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
Điều 22. Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
4. Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm những gì?

2.1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

Tên doanh nghiệp;
Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, số điện thoại; số fax, thư điện tử (nếu có);
Ngành, nghề kinh doanh;
Vốn điều lệ; vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân;
Các loại cổ phần, mệnh giá mỗi loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
Thông tin đăng ký thuế;
Số lượng lao động dự kiến;
Họ, tên, chữ ký, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, thông tin giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân và thành viên hợp danh của công ty hợp danh;
Họ, tên, chữ ký, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, thông tin giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần;
Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).

Giấy đề nghị phải được lập theo mẫu quy định và ký bởi người thành lập hoặc người đại diện hợp pháp.

2.2. Điều lệ công ty

Điều lệ được xem là “bộ luật riêng” của doanh nghiệp, gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động. Nội dung trong Điều lệ công ty quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi, bổ sung 2025.

Khi đăng ký doanh nghiệp Điều lệ công ty phải bao gồm họ, tên và chữ ký của những người sau đây:

Thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
Cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần.

2.3. Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập

Áp dụng đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.

Danh sách này thể hiện:

Thông tin cá nhân/tổ chức góp vốn;
Tỷ lệ góp vốn hoặc số cổ phần đăng ký;
Giá trị phần vốn góp.

Đây là cơ sở để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong doanh nghiệp. Được quy định cụ thể tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi, bổ sung 2025.

2.4. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức

Tùy từng loại hình đăng ký doanh nghiệp mà chuẩn bị bản sao các loại giấy tờ pháp lý tương ứng (tham khảo Điều 19 – 20 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi, bổ sung 2025). Các giấy tờ này nhằm xác minh tư cách pháp lý của chủ thể tham gia thành lập doanh nghiệp.

2.5. Văn bản ủy quyền (nếu có)

Trong trường hợp người thành lập không trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, có thể ủy quyền cho:

Cá nhân khác;
Đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý.

Khi đó, hồ sơ cần kèm theo văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định pháp luật.

Lưu ý:
Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn;
Ngành nghề kinh doanh phải đúng mã ngành theo hệ thống ngành kinh tế;
Địa chỉ trụ sở không được đặt tại chung cư không có chức năng kinh doanh;
Thông tin kê khai phải thống nhất giữa các tài liệu.

Ngoài ra, theo xu hướng cải cách hành chính hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ qua mạng điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.